ПОЛНАЯ ТРАНСФОРМАЦИЯ ОФОРМЛЕНИЯ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТ И ГОСТ Р 7 0 97 2016 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ИНФОРМАЦИИ БИБЛИОТЕЧНО ИЗДАТЕЛЬСКОГО ДЕЛА СИБИД УПРОЩЕНЫ НОРМАТИВЫ ОРГАНИЗАЦИОННО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ВКЛЮЧАЮЩИЕ СУЩЕСТВЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ИЗЛОЖЕННЫЕ В ИЗМ № 1

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

– порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее – Стандарт);

– последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”

Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст.3953; 2016, N 15, ст.2066; N 27, ст.4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”

установлен принцип добровольности применения стандартов.

Применение Стандарта предполагает:

– приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

– разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

____________________________________________________________________Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.- Примечание изготовителя базы данных.____________________________________________________________________

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением “Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела” (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”

6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. ( ИУС 7-2018)*

* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”. Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе “Национальные стандарты”, а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе “Национальные стандарты”. В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты”. Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Примечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю “Национальные стандарты”, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты” за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов “адресат”, “заголовок к тексту” или “подпись”, а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

03 – товарный знак (знак обслуживания);

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 – место составления (издания) документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу;

16 – гриф утверждения документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

23 – отметка об электронной подписи;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о поступлении документа;

30 – отметка о направлении документа в дело.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба  субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов “Форма по” (наименование классификатора) и цифрового кода.

____________________________________________________________________Фактически утратили силув связи с отменой с 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003,принятого постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст,на основании приказа Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст____________________________________________________________________

1.1. Методические рекомендации разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”*, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст с датой введения 1 июля 2003 года.

* Далее по тексту – ГОСТ.

1.2. Г ОСТ Р 6.30-2003 является продолжением стандартизации правил оформления организационно-распорядительной документации (ОРД), начало которой было положено в государственных стандартах 1972 года: ГОСТ 6.38-72 “Система организационно-распорядительной документации. Основные положения” и ГОСТ 6.39-72 “Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец”.

ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. N 1) с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Важнейшим новым положением государственного стандарта является рекомендательный характер его требований.

Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации будет определяться Федеральным законом “О техническом регулировании” от 27.12.2002 N 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.

Названный Федеральный закон вступил в действие с 01.07.2003, в данных Методических рекомендациях будут использоваться некоторые его положения.

1.3. Положения вновь разработанного ГОСТ распространяются на организационно-распорядительные документы*, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц** независимо от форм собственности.

* Далее по тексту – документы.

** Далее по тексту – организаций.

1.4. Г ОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате A4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.

1.5. При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений ГОСТ для проектирования форм документов является обязательным.

1.6. Исходя из изменений ряда положений в ГОСТ и задач его внедрения Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

Раздел 1 “Общие положения” содержит описание области применения и назначения ГОСТ.

Раздел 2 “Терминология” содержит определения основных терминов, используемых в документационном обеспечении управления.

Раздел 3 “Оформление стандартных реквизитов документов” конкретизирует требования настоящего стандарта к оформлению реквизитов документов.

Раздел 4 “Подготовка текстов документов” содержит рекомендации по содержательной части документа, обеспечивающие краткость и ясность изложения управленческого действия.

Раздел 5 “Разработка стандартных бланков” устанавливает порядок подготовки различных стандартных бланков на основе требований ГОСТ.

Раздел 6 “Изготовление документов” разъясняет положения по подготовке документов при помощи средств вычислительной техники.

Раздел 7 “Использование оттиска печати при оформлении документов” содержит рекомендации по проставлению оттисков печатей.

Раздел 8 “Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи” содержит основные требования к документам, отправляемым по каналам факсимильной связи, электронной почты.

Раздел 9 “Организация внедрения стандарта” содержит рекомендации, обеспечивающие применение ГОСТ в соответствии с установленными требованиями стандарта.

Раздел 10 “Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ” определяет меры воздействия к юридическим лицам, допустившим нарушения требований (положений, правил), установленных ГОСТ.

1.8. Методические рекомендации соответствуют положениям Федерального закона “О техническом регулировании” от 27 декабря 2002 года N 184-ФЗ, нормативным и методическим документам в области делопроизводства и архивного дела.

1.9. Методические рекомендации учитывают некоторые положения международных стандартов в области документирования управленческой деятельности.

В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины*:

* Терминология преимущественно соответствует ГОСТ Р 51141-98. В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дата – форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 “Межгосударственный стандарт. Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения”);

дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;

документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”);

документ организационно-распорядительный – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;

товарный знак (знак обслуживания) – обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее – товаров) юридических или физических лиц (Закон Российской Федерации от 23.09.92 N 3520-1 с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24.12.2002 N 176-ФЗ);

эмблема – символическое изображение какого-либо понятия;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты организационно-распорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ.

3.1. Государственный герб Российской Федерации, герб субъектов Российской Федерации, эмблема организации, товарный знак, знак обслуживания (реквизиты 01; 02; 03).

В соответствии с этим Законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

решений Конституционного Суда Российской Федерации;

решений Верховного Суда Российской Федерации;

решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

Администрации Президента Российской Федерации;

полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *