Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Основные требования, предъявляемые к электронному документу
Электронный
документ должен соответствовать
следующим требованиям:
Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.
Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:
Документом
называется
структурированная
совокупность информации, предназначенной
для восприятия человеком, которая может
быть цельным объектом обмена между
пользователями и/или информационными
системами.
Электронным
документом
называется документ, зафиксированный
на машинном носителе и содержащий
идентифицированную информацию,
подлинность которой удостоверена
электронной цифровой подписью.
Появление термина
«электронный документ» связано с
интенсивным применением информационных
технологий на предприятиях и в организациях
и формированием на машинных носителях
разнообразной информации: научно-технической,
производственной, управленческой и др.
В силу незнания
нормативных документов, определяющих
статус электронного документа, этим
термином часто пользуются при создании
электронных копий отчетов, писем,
платежных поручений, квитанций, других
видов текстовой информации, а также баз
данных на машинных носителях.
Согласно Закону
РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном
документе»электронный
документ – информация, зафиксированная
на машинном носителе и соответствующая
требованиям, установленным настоящим
Законом.
Машинный носитель
– магнитный диск, магнитная лента,
лазерный диск и иные материальные
носители, используемые для записи и
хранения информации с помощью
электронно-вычислительной техники.
2.3.1. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
2.3.2. Файл обращения в суд должен быть в формате PDF с возможностью копирования текста.
Файлы документов, прилагаемых к обращениям в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы документов, прилагаемых к обращениям в суд, могут быть представлены в следующих форматах:
1) PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT – для документов с текстовым содержанием;
2) PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF – для документов с графическим содержанием.
Размер файла электронного документа не должен превышать 30 Мб.
2.3.3. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf).
2.3.4. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.
2.3.5. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
Порядок подачи документов не предусматривает подачи электронных документов, подписанных простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.
Электронные подписи, которыми подписаны обращения в суд и прилагаемые к ним документы, должны соответствовать требованиям усиленной квалифицированной электронной подписи, при их создании должен использоваться формат PKCS#7 (Public-Key Cryptography Standard#7, общее описание стандарта PKCS#7, опубликованного в качестве RFC (Request for Comments) с номером 2315, доступно по адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315) без включения подписываемых данных.
Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись).
При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.
Порядок подачи документов не предусматривает подачи электронных документов, подписанных присоединенными электронными подписями.
2.3.6. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
Не допускается представление в суд электронных документов, подписанных электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
Электронными
письмами называют документы, передаваемые
по каналам электронной почты, которая
позволяет осуществлять обмен данными
между средствами ЭВТ, анализ, обработку
и хранение полученных и отправленных
сообщений.
Электронная почта
используется как для пересылки сообщений
между средствами ЭВТ внутри одной
организации, так и для передачи
сообщений между различными организациями,
имеющими соответствующие аппаратные
и программные средства.
Каждому абоненту
в электронной почте выделяется
индивидуальный «почтовый ящик»
(область памяти ЭВМ), которому
присваивается код пользователя. Обмен
электронными письмами осуществляется
через эти почтовые ящики.
Подключившись к
ЭП, пользователь получает возможность
переписываться с другими абонентами
международных сетей.
Электронная почта
предоставляет абонентам следующие
возможности:
Электронное письмо
включает адрес или несколько адресов
получателей, заголовок, содержащий
служебную информацию, и текст.
Адрес в системе
электронной почты состоит из имени
электронного почтового ящика, которое
обычно совпадает с регистрационным
именем пользователя, и домена, который
описывает место, компьютер или локальную
систему, где этот электронный ящик
находится. Имя и домен разделяются
знаком например:
Домен состоит из
нескольких поддоменов, разделенных
точками.
В сети Интернет
допускаются домены верхнего уровня,
обозначающие код организации:
СОМ — коммерческие
организации;
EDU
— учебные и
научные заведения;
NET
— сетевые узлы
Интернет;
Служебный заголовок
электронного письма содержит несколько
полей, которые задаются автором сообщения
или автоматически добавляются системой.
Если нужно переслать
файл, содержащий нетекстовую информацию,
объектный код, файл базы данных или файл
с изображением, его следует перекодировать
в текстовую форму.
Посылать электронное
письмо, содержащее закодированную
информацию, разрешается в том случае,
если у получателя информации есть
возможность его раскодировать.
Адресат электронной
почты получает изображение письма
на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном
носителе, полученной при помощи
печатающего устройства.
Требования к
оформлению документов, посылаемых
электронной почтой, аналогичны изложенным
требованиям в отношении традиционной
почтовой переписки.
Основу большинства
электронных изданий, как и печатных
изданий, составляет текстовой материал.
Именно на текст ложится основная
семантическая нагрузка. Текстовой
материал электронных изданий может
подготавливаться в текстовых редакторах
или программных пакетах верстки и
оформляться в соответствии с требованиями,
предъявляемыми к печатным изданиям.
При подготовке публикации каждая из
указанных программ подготавливает
текстовые файлы в своем формате, однако
последующая печать на твердый носитель
обеспечивает одинаковые возможности
по восприятию текстовой и графической
информации.
Иное дело в
электронных изданиях. Здесь восприятие
текстовой информации осуществляется
на основе представления любого издания
на экране монитора ПЭВМ или специального
электронного устройства. Поскольку
такие издания могут подготавливаться
в различной программной среде, для
воспроизведения электронного документа
необходима именно эта среда или другая,
но программно и информационно совместимая
с ней. Таким образом, на ПЭВМ должны быть
инсталлированы все наиболее вероятные
программные средства прочтения
электронных изданий.
Одной из возможностей
избежать подобной ситуации является
использование стандартных текстовых
форматов. Но на сегодняшний день
существуют стандарты (юридические)
только на способы кодирования символов.
Поэтому в электронных изданиях и
гипертекстовых электронных HTML-документах
применяют коды ASCII, ASNI или двухбайтовый
код UNICODE. Такой же подход избран и при
подготовке электронных документов по
Help-технологиям.
Фирма Adobe Systems
предложила свой подход к решению проблемы
программно-информационной совместимости
электронных изданий. В качестве
стандартного (де-факто) текстового
формата выбран формат разметки текста
PDF. Это объясняется тем, что практически
в каждой программе текстовых редакторов
или пакетов верстки имеются трансляторы
формата документа, созданного в
определенной программе, в формат PDF.
Поэтому любой электронный документ
можно представить в едином виде (в
стандарте де-факто PDF) и осуществить его
просмотр в программе Adobe Acrobat.
В некоторых
электронных документах текстовой
материал используется в качестве
комментария к графическим или анимационным
элементам электронных изданий. К таким
электронным изданиям относят
гиперграфические и мультимедийные
издания.
Исходный текстовой
материал электронного издания может
подготавливаться традиционными
способами: с помощью клавиатурного
набора; сканирования текстовых блоков
исходного документа с последующим
распознаванием символов в среде
соответствующих программ распознавания
текста; переноситься на компьютер с
помощью магнитных носителей; передаваться
по сети и т.д.
В электронных
документах текст играет двоякую роль.
Прежде всего он несет основную
семантическую нагрузку в большинстве
видов электронных изданий. Как правило,
этот текстовой материал выступает в
виде текстовых блоков или разделов,
которые в дальнейшем будут объединяться
в нечто целое в режиме просмотра
электронного издания или навигации по
нему.
С другой стороны,
текстовая информация является
системообразующим элементом электронных
изданий, поскольку используется для
навигации по электронному изданию.
Текстовая информация вводится
непосредственно в процессе формирования
элементов навигации.
Для автоматизации
подготовки электронных документов
созданы специальные программы: Macromedia
Dreamweaver, Microsoft FrontPage 2000, Adobe Page Mill, Claris Home
Page, SoftQuad, HotMetal Pro, Allaire HomeSite, Symantec Visual Page,
NetObject Fusion, Sausage Software HotDog Professional, Licon Beach
Software FlexSite и т.д.
Файлы документов (материалов), прилагаемых к обращениям в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы материалов и (или) документов, прилагаемых к обращениям в суд, могут быть представлены в следующих форматах:
2.3.3. Каждый отдельный документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в документе (например: Доверенность 34 от 05082016 1л.pdf).
2.3.5. Обращение в суд в форме электронного документа должно быть подписано простой электронной подписью либо усиленной квалифицированной электронной подписью.
Порядок подачи документов не предусматривает возможности подачи обращения в суд в форме электронного документа, подписанного усиленной неквалифицированной электронной подписью.
Усиленная квалифицированная электронная подпись, которой подписано обращение в суд, должна соответствовать формату PKCS#7 (отделенная электронная подпись) и содержаться в отдельном файле.
При подписании обращения в суд несколькими лицами каждая усиленная квалифицированная электронная подпись каждого лица, подписывающего документ, должна содержаться в отдельном файле.
Порядок подачи документов не предусматривает возможности подачи электронных документов, подписанных присоединенными электронными подписями.
(подпункт в редакции приказа Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 28 февраля 2023 г. N 10-П)
2.3.6. Обращение в суд в форме электронного документа должно быть подписано электронной подписью (простой или усиленной квалифицированной) лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
Обращение в суд в форме электронного документа может быть подписано усиленной квалифицированной электронной подписью как лица, являющегося пользователем личного кабинета, так и лица, которое не является пользователем личного кабинета, из которого осуществляется подача обращения в суд.
Обращение в суд в форме электронного документа может быть подписано простой электронной подписью лица, являющегося пользователем личного кабинета, из которого осуществляется подача обращения в суд.
2.3.7. Подача обращения в суд в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, допускается не только из личного кабинета, принадлежащего лицу, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее, но и из личного кабинета лица, уполномоченного на подачу документа (представителя).
Подача обращения в суд в форме электронного документа, подписанного простой электронной подписью, допускается только из личного кабинета, принадлежащего лицу, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
Не допускается подача обращения в суд в форме электронного документа, подписанного простой электронной подписью, если обращение в суд должно быть подписано несколькими участниками судебного процесса.
(подпункт включен приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 28 февраля 2023 г. N 10-П)
Документ как доказательство в судебном процессе
Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:
В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.
В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.
О достоверности говорят:
Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.
Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идет речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.
Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.
Обязательно представляются оригиналы документов, если:
В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.
Структура электронного документа
Электронный
документ состоит из двух неотъемлемых
частей – общей
и особенной.
Общая
часть электронного документа состоит
из информации, составляющей содержание
документа. Информация об адресате
относится к общей части.
Особенная
часть электронного документа состоит
из одной или нескольких электронных
цифровых подписей.
Электронная
цифровая подпись
(ЭЦП) – набор символов, вырабатываемый
средствами электронной цифровой подписи
и являющийся неотъемлемой частью
электронного документа.
ЭЦП используется
физическими и юридическими лицами в
качестве аналога собственноручной
подписи для придания электронному
документу юридической силы, равной
юридической силе документа на бумажном
носителе, подписанного собственноручно
правомочным лицом и скрепленного
печатью.
Средства электронной
цифровой подписи – программные и
технические средства, обеспечивающие
выработку и проверку электронной
цифровой подписи и имеющие сертификат
соответствия или удостоверение о
признании сертификата, выданного в
Национальной системе сертификации
Республики Беларусь.
Для формирования
ЭЦП используются средства криптографической
защиты информации (СКЗИ), использующие
так называемые асимметричные алгоритмы,
в которых применяются открытый и личный
ключи каждого пользователя.
Личный ключ
подписи –
набор символов, принадлежащий конкретному
лицу и используемый при выработке
электронной цифровой подписи.
Открытый ключ
проверки подписи
– набор символов, доступный для всех
заинтересованных лиц и используемый
при проверке электронной цифровой
подписи.
Карточка открытого
ключа проверки подписи
– документ на бумажном носителе,
содержащий значение открытого ключа
проверки подписи и подтверждающий его
принадлежность какому-либо физическому
или юридическому лицу.
Личный ключ
пользователя хранится на машинном
носителе в недоступном другим лицам
месте, открытый ключ передается всем
участникам обмена информацией.
Электронный
документ может использоваться во всех
сферах деятельности, где применяются
программные и технические средства,
необходимые для создания, обработки,
хранения, передачи и приема информации.
С помощью электронных документов могут
совершаться сделки (заключаться
договоры), производиться расчеты,
осуществляться переписка и передача
документов и иной информации.
Электронные
документы могут пересылаться с помощью
любых средств связи, включая информационные
системы и сети, если это не противоречит
законодательству Республики Беларусь
и международным договорам Республики
Беларусь.
Электронный
документ имеет формы
внутреннего и внешнего представления.
Формой
внутреннего представления
электронного документа является запись
информации, составляющей электронный
документ, на машинном носителе.
Формой
внешнего представления
электронного документа является
воспроизведение электронного документа
на экране дисплея, на бумажном либо ином
отделимом от машинного носителя
материальном объекте в доступном для
визуального обозрения виде (без
дополнительных технических приспособлений)
и форме, понятной для восприятия
человеком.
Закон РБ «Об
электронном документе» определяет
основные понятия, связанные с юридической
силой оригинала и копией электронного
документа.
Оригинал
электронного документа
существует только на машинном носителе.
Все экземпляры электронного документа,
зафиксированные на машинном носителе
и идентичные один другому, являются
оригиналами и имеют одинаковую юридическую
силу.
В
случае, когда одним лицом создаются
документ на бумажном носителе и
электронный документ, идентичные по
содержанию, оба
документа
признаются самостоятельными
документами.
В этом случае документ на бумажном
носителе не является копией электронного
документа.
Копии
электронного документа
создаются путем удостоверения в
установленном законодательством порядке
формы внешнего представления электронного
документа на бумажном носителе. Копии
электронного документа на бумажном
носителе должны содержать указание на
то, что они являются копиями соответствующего
электронного документа.
Удостоверение
формы внешнего представления
электронного документа на бумажном
носителе может осуществляться:
Воспроизведение
электронного документа на ином, кроме
бумажного, отделимом от машинного
носителя материальном объекте либо его
копия на бумажном носителе, надлежащим
образом не удостоверенная, не
имеют юридической силы копии электронного
документа.
Электронный
документ на машинном носителе
приравнивается к документу на бумажном
носителе и имеет одинаковую
с ним юридическую
силу.
Если
законодательством Республики Беларусь
требуется, чтобы документ был оформлен
письменно либо представлен в письменном
виде или письменной форме, то электронный
документ считается соответствующим
этим требованиям.
Оригиналы
электронных документов и их копии на
бумажных носителях имеют одинаковую
юридическую силу.
Основные вопросы
придания юридического статуса электронным
документам, а также защиты электронных
документов регулируются следующими
законодательными актами и нормативными
документами Республики Беларусь:
Законом РБ от
10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»,
который устанавливает юридический
статус электронного документа в качестве
официального документа, требования к
его оформлению, а также права, обязанности
и ответственность участников
правоотношений, возникающих в сфере
обращения электронных документов;
СТБ 1221-2000, который
устанавливает единые требования к
порядку создания, оперативного обращения
и архивного хранения официальных
электронных документов независимо от
способов обмена, обработки информации
и области применения;
СТБ РБ 1176.1-99
«Информационная технология. Защита
информации. Процедура хэширования»;
СТБ РБ 1176.2-99
«Информационная технология. Защита
информации. Процедуры выработки и
проверки электронной цифровой подписи»;
РД РБ 07040.12-3-2004
«Банковские технологии. Технология
электронной цифровой подписи. Термины
и определения»;
РД РБ 07040.1204-2004
«Банковские технологии. Формат карточки
открытого ключа»;
РД
РБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии.
Формат сертификатов открытых ключей и
списков отозванных сертификатов» и др.
Специальные требования к представлению документов в электронной форме
Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:
Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:
Требования к электронным образам документов (сканам):
Указанные требования касаются только случаев, когда документы представляются вместе с обращением в суд (заявление, ходатайство, жалобы и т.д.) и направляются через личный кабинет сервиса «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие».
Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Практика применения разных видов электронных доказательств
Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.
Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:
Процессуальное законодательство не содержит специальных правил оценки электронных доказательств. Нет в законах и самого понятия «электронное доказательство». В связи с этим суды оценивают электронные документы и образы на своё усмотрение в рамках правил оценки доказательств в целом и письменных в отдельности.
Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.
В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.
Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.
Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.
Этикет в деловой переписке
Деловой
этикет
вообще — это порядок поведения,
установленный в деловом общении. Деловой
этикет, в частности, проявляет себя
в форме изложения текста письма,
прежде всего в формулах обращения,
выражении просьб, напоминаний, отказов,
претензий, в способах аргументации,
формулировках указаний, в заключительных
словах.
Большое значение
для формирования положительного имиджа
организации имеет соблюдение такой
нормы делового этикета, как
своевременность ответа на запрос,
деловое предложение и т. д. Если по
объективным причинам вы не можете дать
ответ в установленный срок, сообщите
адресату об этом, а также о том, когда
сможете дать окончательный ответ.
Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о
непредвиденной задержке и беспокойстве,
причиненном Вам».
Если вы ждали
ответа и он важен для вас, в следующем
письме к партнеру поблагодарите его за
ответ. Например:
Если к вам обратились
с просьбой, которую вы не можете
выполнить, поясните свой отказ,
порекомендуйте адресату обратиться
в другую организацию или к вам же, но
позднее. Не прибегайте к тому, что
широко известно под названием
«отписка».
При подготовке
ответного письма обратите внимание на
оформление реквизита «Адресат». Если
поступившее письмо подписал руководитель,
ответ следует адресовать на его имя,
если другое должностное лицо — на имя
данного должностного лица.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Как повысить шансы на признание документов в электронной форме доказательствами
Возможные проблемы с признанием электронных документов доказательствами не означают, что их нельзя использовать в судебном процессе. Можно и нужно. Но вероятные сложности важно предусмотреть заранее.
Эта статья была полезной?
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.