Обучение работника за счет средств работодателя
Подборка наиболее важных документов по запросу Обучение работника за счет средств работодателя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Статья: Обучение за счет компании и попытки работодателей взыскать стоимость обучения при увольнении по инициативе работника(Яковлева О.)(“Трудовое право”, 2020, N 6)Часто, направляя работников на обучение, работодатели в соответствии со ст. 198 ТК РФ заключают ученические договоры, являющиеся одним из видов договоров об обучении работника за счет средств работодателя. Обязательные требования к ученическому договору закреплены в ст. 199 ТК РФ. Последствия невыполнения обучающимся обязательства после окончания учебы приступить к работе по вновь полученной профессии, специальности или квалификации и отработать у данного работодателя в течение срока, установленного ученическим договором, определены в ст. 207 ТК РФ. Если по окончании обучения работник без уважительных причин не выполнит свои обязательства по договору, в том числе не приступит к работе, он по требованию работодателя возвращает последнему денежные средства, затраченные на обучение.
Нормативные акты
Бизнес – это, прежде всего, люди, поэтому руководители престижных компаний заботятся о постоянном повышении квалификации своих сотрудников. Обучение за счет работодателя – довольно частое явление, так как вклад в образование сотрудника – выгодная инвестиция.
Обучение сотрудника за счет работодателя по ТК РФ
В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в коллективном договоре и прочих внутренних актах.
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате организацией стоимости обучения сотрудника?
В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников:
Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего.
Виды расходов работодателя на обучение
Условия, на которых происходит оплата обучения, фиксируются в следующих документах:
Обязанность фиксации условий обучения прописана в статьях 196 и 199 ТК РФ.
Учеба сотрудника, оплачиваемая работодателем, подразделяется на три основных вида:
Данная классификация указана в статьях 10, 73, 76 ФЗ №273. От вида обучения зависит начисление компенсаций, а также гарантии, предоставляемые работнику. Учеба может проводиться без отрыва от работы. В обратном случае работодатель сохраняет за работником его среднюю зарплату и должность. Если место учебы находится в другой местности, организация начисляет работнику командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).
Гарантии, предоставляемые обучающемуся служащему, перечислены в статьях 173-176, 187 ТК РФ:
Каждая операция, связанная с оформлением и оплатой обучения, должна быть подтверждена первичной документацией (часть 1 статьи 9 ФЗ №402). Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена. Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов. Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании. К примеру, диплом.
Какие суммы компенсировать (выплатить) работнику, с которым заключен ученический договор?
Правила и особенности отработки за обучение
ВАЖНО! Образец приказа о направлении на обучение от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.
Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом. Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.
Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.
Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.
Юридическое оформление отработки
Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:
В документе обязательно нужно указать следующую информацию:
Срок отработки определяется в индивидуальном порядке. Он может составлять как несколько месяцев, так и несколько лет. Все зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником. Обычно срок определяется на основании следующих факторов:
Сроки обязательно фиксируются в соглашении между сторонами.
Особенности взыскания расходов с сотрудника при увольнении
С сотрудника можно взыскать расходы за предоставленную ранее образовательную услугу только в том случае, если он увольняется по неуважительной причине. Данное правило оговорено статьями 207 и 249 ТК РФ. Однако в законе не уточнены причины, которые могут считаться уважительными или неуважительными. Данные нюансы определяются на основании существующей судебной практики. К примеру, уважительными причинами увольнения считаются:
Неуважительная причина в данном контексте – самовольная инициатива работника или его виновные действия.
Учет расходов на обучение
Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):
Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):
ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.
Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.
Как отразить в бухучете компенсацию стоимости обучения за счет работодателя при увольнении работника?
К прочим расходам налогоплательщика можно отнести расходы на обучение работников или будущих работников, отвечающие требованиям пп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 НК РФ, и с учетом положений Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 273-ФЗ).
Наша задача – разобраться, на каких условиях можно списывать расходы именно по этой статье затрат.
Допустимые виды обучения
Обучение должно осуществляться по основным профессиональным образовательным программам (к ним относится получение среднего и высшего профессионального образования), основным программам профессионального обучения (это программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки и повышения квалификации для этой категории лиц) или дополнительным профессиональным программами (к ним относятся программы повышения квалификации, программы профессиональной переподготовки) (п. 3 ст. 264 НК РФ, п. 3, 4 ст. 12 Федерального закона № 273-ФЗ).
Условия договора должны отвечать требованиям к тому или иному виду обучения.
Так, профессиональное обучение направлено на приобретение профессиональной компетенции, в том числе для работы с конкретным оборудованием, технологиями, аппаратно-программными и иными профессиональными средствами, получение квалификации по профессии рабочего, должности служащего и присвоение им (при наличии) квалификационных разрядов, классов, категорий по профессии рабочего или должности служащего без изменения уровня образования.
Профессиональное обучение по программам профессиональной подготовки по профессиям рабочих и должностям служащих подразумевает прием только лиц, ранее не имевших профессии рабочего или должности служащего.
Если речь идет о переподготовке в рамках профобучения, то обучающийся должен уже иметь профессию рабочего или должность служащего и преследовать цель получить новую профессию (должность).
Повышение квалификации как вид профобучения отличается от переподготовки тем, что уже имеющие специальность граждане обучаются в целях совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков по имеющейся профессии рабочего или должности служащего без повышения образовательного уровня.
Соответствие конкретной программы обучения этим требованиям ст. 73 Федерального закона № 273-ФЗ нужно проверить, чтобы удостовериться в обоснованности расходов.
Если обучение проводится, как следует из договора, по дополнительным профессиональным программам, то повышение квалификации направлено на совершенствование и (или) получение новой компетенции, необходимой для профессиональной деятельности, и (или) повышение профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации; профессиональная переподготовка – на получение компетенции, необходимой для выполнения нового вида профессиональной деятельности, приобретение новой квалификации. Дополнительная профессиональная образовательная программа может облекаться в форму стажировки (ст. 76 Федерального закона № 273-ФЗ, п. 13 Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по дополнительным профессиональным программам, утв. Приказом Минобрнауки России от 01.07.2013 № 499 (далее – Порядок № 499)).
Очень важно убедиться и в том, что и продолжительность обучения надлежащая. Так, в рамках дополнительных профессиональных программ минимально допустимый срок освоения программ повышения квалификации не может быть менее 16 часов, а срок освоения программ профессиональной переподготовки – менее 250 часов (п. 12 Порядка № 499).
Если обучение не соответствует требованиям закона или принятого в соответствии с ним НПА, то квалифицировать его как услугу соответствующего вида и оказанную должным образом будет нельзя, а значит, и расходы учесть не удастся.
Чему учимся?
Важно ли, по какому направлению учится работник, в какой области получает знания и навыки, связано ли его обучение с потребностями работодателя в нем, как в специалисте конкретной профессии, выполняющем определенные трудовые функции?
Полагаем, что ответ на этот вопрос будет зависеть от того что стало причиной для финансирования обучения работника налогоплательщиком.
Если направление на учебу – инициатива работодателя, продиктованная его потребностью в более высококвалифицированных кадрах, тогда тематика обучения должна быть сопряжена с выполняемой трудовой функцией или работой по должности, на которую работника собираются назначить после обучения.
Если причина в желании работодателя мотивировать работника, закрепить за собой кадры, можно оплатить учебу программиста в балетной школе, о которой он всегда мечтал, без перспективы его переквалификации в танцовщика, но с обязательством отработать согласованное время по окончании обучения или вернуть потраченное работодателем (либо часть средств) при досрочном увольнении.
НК РФ никак не связывает профессиональную направленность обучения с правом налогоплательщика учитывать расходы, но любые затраты должны быть экономически обоснованы. П. 29 ст. 270 НК РФ исключает учет в целях налогообложения расходов на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников. Значит, должна иметь место объективная заинтересованность работодателя в этих тратах, а уж в чем она состоит – другой вопрос, но это не просто благотворительность.
Исполнитель
Исполнителем услуги согласно требованиям п. 3 ст. 264 НК РФ должна являться российская образовательная организация, научная организация либо иностранная образовательная организация, имеющая право на ведение образовательной деятельности.
Образовательные программы могут реализовываться как такой организацией самостоятельно, так и посредством сетевых форм обучения (п. 1 ст. 13 Федерального закона № 273-ФЗ).
У российской организации должна быть лицензия. Причем, если организация имеет статус образовательной, то соответствующий вид деятельности у нее должен быть основным, а если научная, то дополнительным (п. 18 – 20 ст. 2 Федерального закона № 273-ФЗ).
А что, если заключить договор на обучение с ИП, осуществляющим образовательную деятельность?
Индивидуальные предприниматели вправе осуществлять образовательную деятельность по программам профессионального обучения (п. 3 ст. 32 Федерального закона № 273-ФЗ), т. е., среднее или высшее профессиональное образование у них получить нельзя, но, например, пройти повышение квалификации или переподготовку можно.
Однако в п. 3 ст. 264 НК РФ указано, что расходы можно списать, только если обучение осуществляется на основании договора с российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией, имеющими право на ведение образовательной деятельности. Федеральный закон № 273-ФЗ приравнивает к организациям, осуществляющим образовательную деятельность, индивидуальных предпринимателей, занятых тем же делом (п. 20 ст. 2). Приравнивает, но не относит. Это разные вещи. Поэтому профессиональное обучение у ИП возможно, ему даже не всегда нужно получать на осуществление такой деятельности лицензию (п. 5 ст. 32, п. 2 ст. 91 Федерального закона № 273-ФЗ), но учесть расходы на такое обучение именно по рассматриваемой нами статье не представляется возможным. В то же время альтернативой может быть признание этих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Обучающийся
Пп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ оговаривает, что для налогового учета расходов нужно, чтобы обучение проходили:
Выходит, что расходы обоснованы, даже если оплата производится за обучение гражданина, еще не ставшего работником и даже не заключившего трудовой договор «на будущее», но давшего обязательство это сделать (Письмо Минфина России от 14.10.2021 № 03-11-11/83922).
А какой договор тогда связывает налогоплательщика с этим физическим лицом? Тип договора не важен. При получении образования за счет будущего работодателя может заключаться ученический договор (ст. 198 ТК РФ), но не обязательно это должен быть именно он, да и не любое обучение, как мы показали выше, можно отнести к получению образования. Важно другое – чтобы в этом договоре оплата обучения налогоплательщиком была обусловлена соответствующими встречными обязательствами гражданина.
Если в дальнейшем что-то пошло не по плану, то (п. 3 ст. 264 НК РФ):
Договор
Договор должен быть заключен непосредственно с российской образовательной организацией, научной организацией либо иностранной образовательной организацией, имеющими право на ведение образовательной деятельности (пп. 1 п. 3 ст. 264 НК РФ).
Любые опосредованные отношения выкидывают нас за пределы рассматриваемой статьи затрат, но не обязательно делают сами расходы необоснованными.
Но гораздо хуже другое: по каким-то неведомым причинам уже несколько лет Минфин упорно утверждает, что расходы можно учесть, только если налогоплательщик является непосредственно стороной договора об образовании (см. Письма от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80270, от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614, от 08.10.2020 № 03-03-06/2/88076). Звучит это примерно так: «к расходам налогоплательщика на обучение относятся расходы, понесенные в рамках заключенных им договоров с образовательными учреждениями на обучение своих работников. Если же работник заключил договор с образовательным учреждением от своего имени, то компенсация стоимости его обучения не может быть отнесена к расходам, указанным в пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ». Под тем же соусом подается и проблема обложения доходов обучающегося НДФЛ и страховыми взносами: утверждается, что льготами, предусмотренными п. 21 ст. 217 и пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ, можно воспользоваться, только если одной из сторон договора является организация, которая взяла на себя расходы на обучение гражданина (см., например, Письма Минфина России от 10.06.2022 № 03-15-05/55472, от 05.03.2019 № 03-04-06/14364).
Но НК РФ не ставит таких условий!
Да и Федеральный закон об образовании (п. 1 ст. 54) гласит: «договор об образовании заключается в простой письменной форме между:
Второй случай подразумевает, что третье лицо-плательщик берет на себя обязательства перед образовательной организацией и обучающимся одновременно – в рамках одного договора. Но первый случай вовсе не предполагает, что гражданин обучается за свой счет. Его расходы могут быть возмещены ему заинтересованным лицом на основании другого договора или даже проавансированы.
Представляется, что это личное дело работника и его работодателя какую схему финансовых отношений по поводу оплаты обучения сотрудника выбрать: через участие работодателя в договоре в качестве плательщика или через компенсацию работнику его расходов (части расходов) на обучение по соглашению сторон.
Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров – практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки
Тем не менее, отметим, что риски возникновения споров по этому поводу при налоговом контроле очень высоки. К сожалению, судебная практика (как положительная, так и отрицательная) отсутствует, хотя исход дела в суде, по нашему мнению, предсказуем: суды ориентируются на закон и не позволяют себе фантазировать.
Думается, что такое решение как простой перенос этих расходов в другую статью затрат (например, опираясь на пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), конфликта с проверяющими не решит, а может и усугубить: тут недалеко до обвинений в манипулировании законом и злоупотреблении правом, недобросовестном поведении налогоплательщика.
Документальное подтверждение
Чтобы расходы считались задокументированными, налогоплательщику нужны, как минимум:
Если инициатором направления на учебу выступает работодатель, потребуется соответствующий приказ и локальный нормативный акт, определяющий политику организации в области обучения сотрудников (при наличии).
Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).
***
Если (с учетом вышеизложенного) не удалось вписаться в статью расходов на обучение, можно попытать счастья со статьями расходов на консультационные услуги (пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ) или других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). К сожалению, такая альтернатива не рассматривается, если компания (ИП) применяет УСН, да и расходы на подготовку и переподготовку кадров «упрощенец» может учитывать только в отношении работников, состоящих в штате налогоплательщика (пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Кто может учиться за счет работодателя, как отразить обучение работника в табеле и как учесть расходы
Дополнительное профессиональное образование — это право сотрудника
Работник любой организации имеет право на подготовку и дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК РФ). Такие программы:
Обучать работников — это обязанность работодателя
Работодатель обязан обучать работников определенных видов деятельности.
Обязанность проводить обучение по программам дополнительного профессионального образования означает, что оплачивает курсы повышения квалификации или профессиональной переподготовки работодатель.
Необходимость направлять работников на такие курсы закреплена федеральными законами и нормативными правовыми актами:
Требования к образованию и обучению работников контрактной службы, контрактного управляющего определены профессиональными стандартами:
Работники контрактной службы, контрактный управляющий, имея и высшее образование, и среднее профессиональное образование, должны обучаться по программам повышения квалификации или программам профессиональной переподготовки в сфере закупок. Повышать квалификацию специалистам по закупкам нужно не реже чем раз в три года (Письмо Минэкономразвития России № 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России № АК-553/06 от 12.03.2015).
Профессиональные стандарты в части требований к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, применяют государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия, государственные внебюджетные фондыи, государственные корпорации, компании и хозяйственные общества (Постановление Правительства РФ от 27.06.2016 № 584).
В обучающих организациях знания по охране труда должны получать:
Это требование уточнено Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29.
Рекомендуем статью «Главные вопросы про обучение по охране труда. Отвечают эксперты» — узнаете, зачем проходить обучение по охране труда, кто и где должен обучиться от организации, есть ли штрафы и кого сделать ответственным за охрану труда.
Как направить работника на курсы повышения квалификации
Именно работодатель определяет необходимость дополнительного профессионального образования работника. Это связано с оплатой курсов повышения квалификации и профессиональной подготовки.
Трудовым законодательством и нормативными правовыми актами не предусмотрена возможность компенсации, если работник только по своей инициативе, без согласования с работодателем прошел обучение.
Направляя работников на курсы повышения квалификации, работодателю нужно:
Важно: обучающая организация должна иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности.
Обучение на курсах повышения квалификации и профессиональной подготовки может проходить без отрыва или с отрывом от работы.
Обучение с отрывом от работы
Если работодатель направляет работника на дополнительное профессиональное обучение с отрывом от работы, за ним сохраняются место работы, должность и средняя заработная плата по основному месту работы (ст. 187 ТК РФ). Работники при обучении в другом городе получают возмещение командировочных расходов (ст. 168 ТК РФ):
Обучение без отрыва от работы
В этом случае подойдут онлайн-курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки. Это современный способ оказания образовательных услуг, который экономит и время работника, и деньги работодателя. Получать актуальные знания, обучаясь онлайн, можно и на рабочем месте, и в любое удобное время.
Как отразить повышение квалификации в табеле
Период прохождения курсов с отрывом от производства надо обозначить в табеле учета использования рабочего времени ф. 0504421.
В Приказе от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» нет буквенного кода, обозначающего обучение на курсах повышения квалификации. Но учреждение вправе ввести дополнительный код к применяемым условным обозначениям и закрепить его в учетной политике:
Может ли работник отказаться от повышения квалификации?
В принципе может, но если результаты аттестации, которую проводит работодатель, покажут, что квалификация работника недостаточна, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Прекращение работником учебы на курсах без уважительной причины можно расценить как прогул.
Условие об авансировании в договоре с обучающей организацией
Учреждения могут заключать договоры, предусматривающие авансовые платежи. Требования к размерам авансовых платежей установлены в пп. 18–19 «Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета», утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.12.2017 № 1496.
Если на уровне субъектов РФ или муниципалитетов не установлено ограничение на размер авансовых платежей, то можно применять п. 18 Постановления Правительства Российской Федерации № 1496. Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 19.02.2020 № 09-07-10/11597. Поэтому в договоре с обучающей организацией может быть пункт об авансировании, на который нужно ссылаться при оплате образовательной услуги.
Учет расходов на повышение квалификации работников
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур. Школе
Обучение сотрудника нужно оплачивать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
В бухучете и отчетности расходы на повышение квалификации отражаются по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н и п. 10.2.6 Порядка № 209н).
В бухгалтерском учете расходы по обучению сотрудников на курсах повышения квалификации оформляются проводками:
Дт 0 206 26 56X Кт 0 201 11 610
Дт 0 109 X0 226 Кт 0 302 26 73X
Дт 0 401 20 226 Кт 0 302 26 73X
Дт 0 302 26 83X Кт 0 206 26 66X